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  在質量管理體系建設中如何發揮中層作用?

時間:2017/8/11 9:12:35 閱讀人次:2392

 

     確保質量管理體系有效運行,除了領導層高度重視、帶頭踐行和大力推動外,還需要充分發揮各職能部門中層管理者的作用。因為中層管理者既是執行者,又是監督指導人,對體系的有效運行起著承上啟下、溝通協調的重要作用,是體系建設的中堅力量。

    那么,如何發揮中層管理者在質量管理體系建設中的作用呢?我們認為,可以從以下兩個方面入手。

    一方面,要激發和保持下級員工執行規章制度的自覺性和自律性。要更好地實施質量管理,必須使每個員工從思想深處認識到質量管理的重要性,并形成良好的自覺和自律行為。

    中層管理者必須具備強烈的質量意識和完成質量要求的能力,通過有效的指導和示范,幫助下屬養成“遵規為圓、依矩成方”的習慣。也就是說,中層管理者應當樹立并對下屬傳遞“按文件做事”的思想,扭轉員工“按慣例做事、靠會議和領導指示處理常規事”的思想。

    只有中層管理者正確理解質量管理的含義及其重要性,具有將質量管理理念和技能落實并且普及的能力,才能對下級員工的質量管理工作進行科學有效的指導,促使其按規定、按流程辦事,從而增強企業質量管理體系的運行效果。因此,激勵和保持員工執行規章制度的自覺性和自律性,應是中層管理者的主要職責。

    另一方面,要運用科學方法確保質量管理體系有效運行。正確的方法是做好工作的重要保證,掌握了正確的工作方法,往往能收到事半功倍的效果。實踐證明,中層管理者只有掌握科學的理論,運用科學的管理方法,才能保證管理體系的有效運行。

    要清楚本部門的有關規定。清楚規定才能知道怎么做。體系文件就是規定。要養成“按文件做事、按規定做事”的習慣。做任何工作,首先要看有沒有規定,以及文件是怎么規定的,不能想當然地做。作為基層單位的中層管理者,就是要按照程序要求,結合單位規定落實好各項工作,并做好相關記錄。

一是明確“做什么”

    要熟悉并吃透支撐管理手冊、程序文件的各項規章制度、服務規范、崗位說明書、作業指導書的相關內容,弄清楚“做什么”,明確每項工作的要點,需要留下哪些痕跡以備查閱。

    二是“寫我所做”

    要及時對照管理手冊、管理目標文件、程序文件,認真組織人員尤其是內審員嚴格對照上級的要求和目前的管理實際,及時調整有關內容,確保文件的適宜性、充分性和有效性,真正體現“寫我所做”。

    三是“做我所寫”

    要認真梳理自身業務管轄范圍內的崗位說明書、管理辦法、規章制度等,清除不適用的條款,增強可操作性,充分體現“做我所寫”。

    四是形成自查報告并及時整改問題

    要經常采用PDCA循環方法,檢查工作是否到位。定期組織部門內審員、業務骨干對本部門的某一項工作,特別是運轉情況欠佳或新增的工作進行自查,及時形成自查報告,找出問題的癥結所在,采取有效的方法加以改進。

    要明確自己應做的事情。中層管理者要明確自己首先是執行者,在此前提下才是管理者和檢查者,自己要切實做好分內工作,并確保其質量。

    例如,辦公室負責人要隨時建立并更新完善“受控文件清單”和“記錄清單”,強化對文件的管控,及時識別執行有效文件,標注控制無效文件;加強文件執行情況的自查,在文件執行中發現問題,提出富有建設性的改進意見,持續完善文件、優化流程。

    要指導督促本部門人員做好本職工作。中層管理者要在做好本職工作的前提下,經常檢查本部門人員的工作情況,及時發現其工作缺陷,糾正其錯誤或偏差,幫助他們提高工作質量。

    要加強部門間的橫向溝通。質量管理體系各歸口管理部門特別是主要管理者,應繼續發揮牽頭帶動、平衡協調的作用,認真對體系文件中的關鍵環節、關鍵流程進行研討,關注重點、攻克難點,注重管理目標的分解落實、日常跟蹤等。同時,加強對各基層單位的指導與監督,強化企業內部溝通。特別要做好部門間的橫向溝通,消除企業管理的薄弱環節,全面促進企業業績提升。

 


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